KI-Telefonassistent für kleine Unternehmen
Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe an, die im Betrieb gerade niemand annehmen kann. Er fragt das Anliegen ab, bucht Termine in freigegebene Zeiten, leitet dringende Fälle weiter und schickt dir nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung aufs Handy. Bei Schrader Automation kostet das 297 € im Monat netto, monatlich kündbar.
Wann geht der Assistent ans Telefon?
Der Assistent springt ein, wenn im Betrieb niemand abnimmt: während der Arbeit beim Kunden, in der Mittagspause, nach Feierabend und am Wochenende. Eingerichtet wird das über eine Rufumleitung auf deiner bestehenden Nummer. Nimmt jemand von euch rechtzeitig ab, bekommt der Assistent den Anruf gar nicht erst.
Du legst fest, wann er übernimmt, zum Beispiel erst nach einigen Klingeltönen während der Arbeitszeit und außerhalb der Bürozeiten sofort.
Was erledigt der Assistent im Gespräch?
- Anliegen aufnehmen. Name, Rückrufnummer, Adresse und worum es geht, mit gezielten Rückfragen, bis das Anliegen klar ist.
- Termine buchen. Nur in die Zeiten, die du freigibst, in Google Kalender, Outlook oder deiner Branchensoftware.
- Dringendes weiterleiten. Fälle, die nicht warten können oder die der Assistent nicht versteht, gehen an die Nummer, die du bestimmst.
- Standardfragen beantworten. Etwa zu Öffnungszeiten, Einzugsgebiet oder angebotenen Leistungen, sofern du diese Informationen freigibst.
- Zusammenfassen. Nach jedem Gespräch bekommst du Anliegen, Rückrufnummer und Dringlichkeit als Nachricht aufs Handy. Einmal im Monat kommt ein Report dazu.
Was übernimmt der Assistent bewusst nicht?
Der Assistent nennt keine verbindlichen Preise, stellt keine Ferndiagnosen und sagt keine Termine außerhalb deiner freigegebenen Zeiten zu. Er gibt sich auch nicht als Mensch aus. Anrufer hören zu Beginn, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen. Die KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026 ausdrücklich, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen (Artikel 50).
Ein Beratungsgespräch ersetzt der Assistent ebenfalls nicht. Wer ein größeres Vorhaben plant oder eine persönliche Beratung braucht, hinterlässt seine Eckdaten, und du rufst mit allen Informationen zurück.
Wie läuft die Einrichtung ab?
- Aufnahme. In einem etwa halbstündigen Telefonat klären wir, welche Anrufe bei dir ankommen, welche Zeiten buchbar sind und wer bei dringenden Fällen erreichbar ist.
- Einrichtung und Test. Innerhalb von 7 Tagen steht der Assistent. Du rufst selbst an und testest ihn. Was nicht passt, passen wir an.
- Start. In einem gemeinsamen Abschlussgespräch gehen wir durch, was sich ändert und wie die Zusammenfassungen bei dir ankommen. Danach ist die Rufumleitung aktiv.
Der Aufwand im Betrieb liegt bei rund zwei Stunden. Auch später bleiben wir dran und ändern Ansagen, Zeiten oder Weiterleitungen, wenn sich bei dir etwas ändert.
Was kostet der Telefonassistent?
| Monatlicher Preis | 297 € netto |
|---|---|
| Gesprächsminuten | 300 Minuten im Monat inklusive |
| Weitere Minuten | 0,29 € pro Minute |
| Einrichtung | 490 € einmalig, derzeit gratis |
| Laufzeit | monatlich kündbar |
| Jährliche Zahlung | 2.970 € im Jahr, zwei Monate gratis |
Zusammen mit der Website mit Chatbot kostet das Komplettpaket 497 € im Monat. Alle Pakete im Vergleich stehen auf der Seite Preise und Leistungsumfang.
Für welche Unternehmen passt der Telefonassistent?
Gedacht ist er für kleine Unternehmen mit etwa 5 bis 20 Mitarbeitenden, in denen das Telefon klingelt, während alle bei Kunden oder Terminen sind. Auf eine Branche ist er nicht festgelegt. Wie das in einzelnen Branchen aussieht, zeigen wir mit Beispielgesprächen und Rechnungen.
Telefonassistent für Immobilienmakler
Anfragen zu Inseraten, Besichtigungstermine und Eigentümer, die verkaufen möchten.
SHKTelefonassistent für SHK-Betriebe
Heizungsausfall im Winter, Rohrbruch und Wartungstermine vor der Heizperiode.
ElektroTelefonassistent für Elektrobetriebe
Störungen, Wallbox- und Photovoltaik-Anfragen und Prüftermine bei Gewerbekunden.
DachTelefonassistent für Dachdecker
Sturmschäden, Anrufspitzen nach Unwettern und Anfragen für Sanierungen.
KfzTelefonassistent für Kfz-Werkstätten
Reifenwechsel-Saison, Termine zur Hauptuntersuchung und die Frage, ob das Auto fertig ist.
WeitereAlle Branchen im Überblick
Der Assistent passt für viele kleine Unternehmen mit ähnlichen Abläufen.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Für die Anrufe deiner Kunden bist du datenschutzrechtlich verantwortlich, wir arbeiten als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO. Den Vertrag über die Auftragsverarbeitung bekommst du vor dem Start. Darin stehen die beteiligten Dienstleister, die Serverstandorte, die Schutzmaßnahmen und die Löschfristen. Was du darüber hinaus klären solltest, beschreibt unser Ratgeber zum KI-Telefonassistenten und der DSGVO.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass Anrufer mit dem digitalen Assistenten des Betriebs sprechen, und gibt sich nicht als Mensch aus. Das verlangt auch die KI-Verordnung, nach der Menschen seit August 2026 erkennen können müssen, dass sie mit einem KI-System sprechen. Stimme, Tempo und Wortwahl stimmen wir so ab, dass das Gespräch trotzdem angenehm und kurz bleibt.
Was passiert bei einem echten Notfall?
Für Notfälle legen wir mit dir fest, woran der Assistent sie erkennt, zum Beispiel einen Wasserschaden, einen Ausfall bei einem Kunden oder ein Anliegen, das nicht bis zum nächsten Tag warten kann. In solchen Fällen leitet er den Anruf an die Nummer weiter, die du dafür bestimmst, etwa an das Bereitschaftshandy. Zusätzlich landet die Zusammenfassung mit einem Hinweis auf die Dringlichkeit sofort auf deinem Handy.
Braucht der Betrieb dafür eine neue Telefonnummer?
Nein. Deine Kunden rufen weiter die gewohnte Nummer an. Über eine Rufumleitung gehen nur die Anrufe an den Assistenten, die im Betrieb niemand annimmt, oder alle Anrufe in den Zeiten, die du festlegst. Wie die Umleitung bei deinem Telefonanbieter eingerichtet wird, klären wir im Aufnahmegespräch und helfen dir bei der Einstellung.
Was passiert, wenn die 300 Minuten nicht reichen?
Der Assistent nimmt auch danach weiter Anrufe an. Jede Gesprächsminute über das Kontingent hinaus kostet 0,29 € netto und wird mit der Monatsrechnung abgerechnet. Im monatlichen Report siehst du, wie viele Minuten verbraucht wurden und wie viele Anrufe dahinterstehen. So erkennst du früh, ob sich an den Zeiten der Rufumleitung etwas ändern sollte.
Ist der Telefonassistent monatlich kündbar?
Der Telefonassistent ist monatlich kündbar. Wenn er sich für deinen Betrieb nicht trägt, kündigst du zum nächsten Monat und schaltest die Rufumleitung wieder ab, deine Nummer bleibt ohnehin bei dir. Nur wer sich für die jährliche Zahlung mit zwei Gratismonaten entscheidet, legt sich bewusst für zwölf Monate fest. Diese Wahl triffst du selbst.
Funktioniert der Assistent mit der eigenen Branchensoftware?
Termine trägt der Assistent in Google Kalender, Outlook oder in deine Branchensoftware ein, sofern sie einen Kalender mit Schnittstelle hat. Welche Anbindung bei dir möglich ist, prüfen wir vor dem Start im Aufnahmegespräch. Gibt es keine direkte Anbindung, bekommst du die Terminwünsche als Zusammenfassung aufs Handy und trägst sie selbst ein.