Telefonassistent für SHK-Betriebe
Im SHK-Betrieb kommen die dringendsten Anrufe oft dann, wenn alle Monteure beim Kunden sind: die ausgefallene Heizung im Januar, der Rohrbruch am Samstag. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, trennt Notfälle von Wartungswünschen, leitet Dringendes an die Bereitschaft weiter und bucht den Rest in freie Zeiten. Bei Schrader Automation kostet das 297 € im Monat.
Welche Anrufe gehen im SHK-Betrieb verloren?
In Deutschland gibt es rund 48.000 SHK-Betriebe mit etwa 390.000 Beschäftigten. Das meldet der Zentralverband Sanitär Heizung Klima für das Jahr 2025. Laut Verband trägt das Geschäft im Bestand, also Reparatur und Wartung, die Branche derzeit stärker als große Modernisierungen, und rund die Hälfte der Betriebe sucht Personal. Für das Telefon heißt das: viele kleinere Anliegen, wenig Leute, die rangehen können.
- Heizungsausfall in der Heizperiode. Kunden merken den Ausfall morgens vor der Arbeit oder abends, wenn es kalt wird. Wer dann niemanden erreicht, versucht es häufig direkt beim nächsten Betrieb in der Suchliste.
- Rohrbruch und Wasserschaden. Hier zählt jede Stunde. Wichtig ist, dass der Anruf sofort bei jemandem landet, der entscheiden und losfahren kann.
- Wartungstermine vor der Heizperiode. Im Spätsommer und Herbst wollen viele Kunden ihre Heizung prüfen lassen. Diese Termine sind planbar und lassen sich direkt in freie Zeitfenster buchen.
- Anfragen zu Wärmepumpe, Heizungstausch oder Badsanierung. Sie brauchen ein Beratungsgespräch, aber vorher ein paar Eckdaten, damit der Rückruf nicht bei null anfängt.
- Rückfragen von Bestandskunden. „Wann kommt der Monteur?“ oder „Ist das Ersatzteil schon da?“ unterbrechen die Arbeit, obwohl sie selten sofort beantwortet werden müssen.
Beispiel: Heizungsausfall an einem Januarabend
- AssistentGuten Abend, hier ist der digitale Assistent von Haustechnik Beispiel. Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es sofort an das Team weiter. Worum geht es?
- AnruferinUnsere Heizung ist seit heute Nachmittag aus, im Wohnzimmer sind es nur noch 15 Grad.
- AssistentDas klingt dringend. Zeigt das Gerät eine Fehlermeldung oder einen Code an?
- AnruferinDa blinkt F28.
- AssistentDanke. Kommt noch warmes Wasser aus der Leitung?
- AnruferinNein, das Wasser bleibt auch kalt.
- AssistentUnter welcher Adresse steht die Heizung?
- AnruferinLindenstraße 4.
- AssistentIch verbinde Sie jetzt mit unserem Bereitschaftsdienst. Bleiben Sie bitte kurz in der Leitung.
- Zusammenfassung an den BetriebHeizungsausfall seit Nachmittag, Fehlercode F28, kein Warmwasser, Lindenstraße 4, Rückrufnummer übermittelt. Dringlichkeit hoch, um 19:42 Uhr an die Bereitschaft weitergeleitet.
Welche Fragen der Assistent stellt, ab wann ein Fall als dringend gilt und an welche Nummer er weiterleitet, legen wir mit jedem Betrieb einzeln fest. Ein Betrieb ohne Notdienst lässt dringende Fälle zum Beispiel nur als Zusammenfassung mit Vermerk aufs Handy schicken.
Was ist ein verpasster Auftrag im SHK-Betrieb wert?
Durchschnittswerte für einzelne SHK-Aufträge veröffentlichen die Verbände nicht. Eine gute Orientierung ist die Heizungswartung, weil sie jedes Jahr wiederkommt. Die übrigen Werte in der Tabelle sind Annahmen für die Rechnung weiter unten.
| Auftragsart | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Wartung einer Gasheizung im Einfamilienhaus | 80 bis 220 € | co2online |
| Reparatur nach einem Heizungsausfall | 400 € | Annahme |
| Heizungstausch oder Badsanierung | mehrere tausend Euro | abhängig vom Projekt |
Der eigentliche Wert liegt oft in der Folge. Wer seine Heizung am Winterabend schnell wieder warm bekommt, bleibt gern für die jährliche Wartung, und wer mit der Wartung zufrieden ist, fragt beim Heizungstausch zuerst dort an.
Ab wann rechnet sich der Assistent im SHK-Betrieb?
Der Assistent kostet 297 € im Monat. Maßgeblich für den Vergleich ist der Rohertrag, also das, was nach Material und Lohn von einem Auftrag übrig bleibt. Mit angenommenen Werten sieht die Rechnung so aus:
- Bringt eine Wartung 60 € Rohertrag, braucht es 5 zusätzliche Wartungen im Monat (5 × 60 € = 300 €).
- Bringt eine Reparatur nach Heizungsausfall 150 € Rohertrag, reichen 2 zusätzliche Reparaturen (2 × 150 € = 300 €).
- In der Mischung genügen zum Beispiel 1 Reparatur und 3 Wartungen (150 € + 180 € = 330 €).
Die Rohertragswerte sind Annahmen für dieses Rechenbeispiel. Mit deinen eigenen Zahlen rechnet der Verlustrechner auf der Seite Preise.
Was übernimmt der Assistent im SHK-Betrieb nicht?
Er gibt keine Reparaturanleitungen und schätzt nicht ein, ob sich eine Wärmepumpe im Haus des Anrufers lohnt. Fragen zu Förderprogrammen verweist er an das Beratungsgespräch mit dir. Meldet jemand Gasgeruch, gibt der Assistent den Sicherheitshinweis, den ihr festlegt, etwa das Haus zu verlassen und von draußen den Entstörungsdienst des Gasversorgers anzurufen, und leitet sofort an die Bereitschaft weiter.
Wie der Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, was er kostet und wie die Einrichtung abläuft, steht auf der Seite zum KI-Telefonassistenten für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen aus SHK-Betrieben
Kann der Assistent Notfälle von Wartungsanfragen unterscheiden?
Ja, anhand der Kriterien, die wir mit dir festlegen. Typische Merkmale sind eine ausgefallene Heizung in der Heizperiode, fehlendes Warmwasser, austretendes Wasser oder ein tropfendes Rohr. Solche Anrufe leitet er an die Bereitschaft weiter. Wartungswünsche, Angebotsanfragen und allgemeine Fragen nimmt er auf und bucht, wo es möglich ist, direkt einen Termin in deine freien Zeiten.
Beantwortet der Assistent Fragen zur Heizungsförderung?
Nein. Förderbedingungen ändern sich und hängen vom einzelnen Gebäude ab, deshalb gehört das Thema in ein Beratungsgespräch mit dir. Der Assistent nimmt die Eckdaten auf, etwa Gebäudeart, Baujahr, heutige Heizung und gewünschten Zeitraum, und vermerkt, dass es um Förderung geht. So gehst du vorbereitet in den Rückruf und musst die Grunddaten nicht erneut abfragen.
Wir haben schon ein Bereitschaftshandy. Brauchen wir den Assistenten trotzdem?
Das Bereitschaftshandy deckt den Notdienst ab, dafür muss aber jemand jeden Anruf selbst annehmen, auch Wartungswünsche und Rückfragen. Der Assistent filtert vorher: Nur echte Notfälle gehen an das Bereitschaftshandy, alles andere kommt als Zusammenfassung und wird am nächsten Werktag erledigt. Tagsüber fängt er außerdem die Anrufe auf, die im Büro gerade niemand annehmen kann.