Telefonassistent für Immobilienmakler
Im Maklerbüro klingelt das Telefon oft genau dann, wenn du bei einer Besichtigung oder einem Notartermin bist: Interessenten fragen nach einem Inserat, Eigentümer wollen ihre Immobilie einschätzen lassen. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, beantwortet freigegebene Fragen zum Objekt, vereinbart Besichtigungstermine und meldet Eigentümeranfragen sofort. Bei Schrader Automation kostet das 297 € im Monat.
Welche Anrufe gehen im Maklerbüro verloren?
In kleinen Maklerbüros findet ein großer Teil des Tages außerhalb des Büros statt: Besichtigungen, Einschätzungstermine bei Eigentümern, Übergaben und Notartermine. Wer dabei ans Telefon geht, unterbricht das Gespräch vor Ort. Wer nicht rangeht, verpasst möglicherweise genau den Anruf, der das nächste Objekt bringt.
- Anfragen zu Inseraten. „Ist die Wohnung noch frei?“ oder „Wann kann ich besichtigen?“ Nach einem neuen Inserat kommen solche Anrufe oft gebündelt in den ersten Tagen.
- Besichtigungstermine. Sie sind gut planbar und lassen sich in freigegebene Zeitfenster buchen, auch als Sammelbesichtigung.
- Eigentümer mit Verkaufs- oder Vermietungsabsicht. Für das Büro sind das die wertvollsten Anrufe. Eigentümer sprechen häufig mit mehr als einem Makler, deshalb zählt, wer sich zuerst meldet.
- Rückfragen zu laufenden Vorgängen. Käufer fragen nach Unterlagen oder dem Notartermin, Verkäufer nach dem Stand der Vermarktung.
- Themen aus der Verwaltung. Wer zusätzlich Mietobjekte betreut, bekommt Schadensmeldungen und Fragen von Mietern, die sich nicht immer planen lassen.
Beispiel: eine Eigentümerin am Samstagnachmittag
- AssistentGuten Tag, hier ist der digitale Assistent von Immobilien Beispiel. Das Team ist gerade bei Besichtigungen, ich nehme Ihr Anliegen gern auf. Worum geht es?
- AnruferinWir überlegen, unsere Wohnung zu verkaufen, und würden gern wissen, was sie wert ist.
- AssistentGern. Um welche Art von Immobilie geht es, und wo liegt sie?
- AnruferinEine Dreizimmerwohnung mit etwa 85 Quadratmetern in Pankow.
- AssistentDanke. Wohnen Sie selbst darin, oder ist die Wohnung vermietet?
- AnruferinWir wohnen selbst darin, wollen aber im Frühjahr umziehen.
- AssistentDann vereinbare ich gern einen Termin für eine Einschätzung vor Ort. Frei sind Dienstag um 17 Uhr oder Donnerstag um 10 Uhr. Was passt Ihnen besser?
- AnruferinDienstag passt gut.
- AssistentDann ist Dienstag um 17 Uhr eingetragen. Ein Mitarbeiter meldet sich vorher kurz bei Ihnen, um die Adresse abzustimmen.
- Zusammenfassung an das BüroEigentümeranfrage Verkauf, Dreizimmerwohnung, etwa 85 m², Pankow, selbst genutzt, Umzug im Frühjahr geplant. Einschätzungstermin Dienstag 17 Uhr gebucht, Rückruf zur Adresse vorab. Priorität hoch.
Welche Fragen der Assistent stellt, welche Termine er vergeben darf und welche Anrufe als besonders wichtig gelten, legen wir mit jedem Büro einzeln fest.
Was darf der Assistent zu einem Objekt sagen?
Zu Objekten gibt der Assistent nur Auskünfte, die ihr freigebt und die ohnehin im Inserat stehen, etwa Kaufpreis oder Kaltmiete, Wohnfläche, Zimmerzahl, Lage und frühesten Bezugstermin. Preisverhandlungen, Zusagen zu Reservierungen oder Einschätzungen zur Finanzierung übernimmt er nicht.
Bei vielen Anrufen zum selben Inserat hilft eine feste Reihenfolge. Der Assistent fragt nach dem gewünschten Objekt, bietet freie Besichtigungstermine an und nimmt die Kontaktdaten auf. Ist ein Objekt schon vergeben, sagt er das freundlich und fragt, ob sich das Büro bei ähnlichen Angeboten melden darf.
Was ist ein verpasster Anruf im Maklerbüro wert?
Beim Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses an Verbraucher muss der Käufer seit Dezember 2020 höchstens die Hälfte der Maklerprovision tragen, geregelt in § 656c BGB und den folgenden Paragrafen. Die Höhe der Provision selbst ist gesetzlich nicht festgelegt und unterscheidet sich regional. Bei Mietwohnungen zahlt nach dem Bestellerprinzip derjenige, der den Makler beauftragt hat, meist der Vermieter, und die Provision ist auf zwei Nettokaltmieten zuzüglich Mehrwertsteuer begrenzt.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum gerade Eigentümeranrufe zählen:
| Posten | Annahme |
|---|---|
| Kaufpreis der Wohnung | 400.000 € |
| Provision je Seite | 3 % netto |
| Provision gesamt bei Beauftragung durch beide Seiten | 24.000 € netto |
| Vermietung einer Wohnung mit 1.100 € Nettokaltmiete | bis zu 2.200 € netto |
Ab wann rechnet sich der Assistent im Maklerbüro?
Im Maklerbüro ist die Rechnung ungewöhnlich eindeutig. Der Assistent kostet 297 € im Monat, also 3.564 € im Jahr. Entsteht durch einen angenommenen Anruf nur ein einziger zusätzlicher Verkaufsauftrag wie im Beispiel oben, deckt die Provision diese Kosten um ein Vielfaches, auch nach Abzug von Aufwand und Werbekosten. Schon eine zusätzliche Vermietung kann mehrere Monate Assistent tragen.
Wichtiger als die einzelne Rechnung ist der Zeitpunkt. Wer eine Eigentümeranfrage am selben Tag mit einem Terminvorschlag beantwortet, hat einen Vorsprung vor Büros, die erst am Montag zurückrufen.
Kaufpreis, Provisionssatz und Miete sind Annahmen für dieses Rechenbeispiel. Mit deinen eigenen Zahlen rechnet der Verlustrechner auf der Seite Preise.
Was übernimmt der Assistent im Maklerbüro nicht?
Er bewertet keine Immobilien, verhandelt keine Preise, sagt keine Reservierungen zu und fragt keine Angaben zu Einkommen oder Bonität ab. Solche Themen gehören in ein persönliches Gespräch und verlangen besondere Sorgfalt beim Datenschutz. Fragen zu Finanzierung, Steuern oder Verträgen nimmt er auf und kündigt einen Rückruf an.
Wie der Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, was er kostet und wie die Einrichtung abläuft, steht auf der Seite zum KI-Telefonassistenten für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen aus Maklerbüros
Kann der Assistent Besichtigungstermine vergeben?
Ja. Du gibst Zeitfenster pro Objekt frei, zum Beispiel einzelne Termine oder eine Sammelbesichtigung, und der Assistent bucht Interessenten dort ein. Er fragt Name, Telefonnummer und das gewünschte Objekt ab und nimmt weitere Angaben auf, die du vorher festlegst. Ist ein Termin belegt oder das Objekt vergeben, sagt er das und bietet, wenn vorhanden, einen anderen Termin an.
Was passiert, wenn ein Eigentümer seine Immobilie verkaufen möchte?
Solche Anrufe behandeln wir als besonders wichtig. Der Assistent fragt nach Art, Größe und Lage der Immobilie, ob sie selbst genutzt oder vermietet ist und bis wann verkauft werden soll. Wenn du Zeitfenster für Einschätzungstermine freigibst, bucht er direkt einen Termin. Zusätzlich bekommst du die Zusammenfassung sofort aufs Handy, damit du zeitnah zurückrufen kannst.
Nennt der Assistent Preise und Details zu Objekten?
Nur die Angaben, die du freigibst und die ohnehin im Inserat stehen, etwa Kaufpreis oder Kaltmiete, Wohnfläche, Zimmerzahl und frühesten Bezugstermin. Über Preisnachlässe, Reservierungen oder Finanzierung spricht er nicht. Solche Fragen nimmt er auf und kündigt einen Rückruf an. So bleibt jede verbindliche Aussage bei dir und deinem Team.